保護者への報告の書き方 完全ガイド|塾・家庭教師が、毎回迷わず書ける型と例文

保護者への報告に、毎回時間がかかる。何を書けばよいか迷う。課題をどう伝えればよいか分からない。そんな先生のために、報告の考え方と、書き方の型、場面別の例文をまとめました。最初から順に読んでもよいですし、目次から、必要なところだけ読んでも使えます。

例文の生徒は、すべて架空です。実際に使うときは、名前と事実を、ご自身の授業に合わせて置き換えてください。

保護者は、授業の様子を直接は見られません。見えるのは、お子さんの話と、テストの点数と、ときどき届く報告だけです。報告が少ないと、「ちゃんと見てもらえているのか」「お金に見合っているのか」という不安が、少しずつ育ちます。

報告は、成果を自慢するためのものではありません。「授業で何をして、お子さんがどう取り組み、次に何をするか」を共有して、家庭と塾(家庭教師)が同じ方向を向くための道具です。うまく書けた報告は、解約の不安を減らし、家庭での声かけも変えます。

もう一つ、報告は、先生自身の指導を整える役にも立ちます。書こうとして書けないときは、授業の中で、何を見て、何を決めたかが、あいまいだったということです。報告を書くことが、授業の振り返りになります。

迷わず書くために、報告を4つの部分に分けます。どの場面でも、この順に並べると、読みやすくなります。

①やったこと(範囲・内容)。②様子(できたこと、取り組み方)。③課題と、こちらの手立て。④次にすること(と、家庭へのお願い)。

この4つのうち、①と④は、事実なので、迷いません。②と③に、先生の見立てが入ります。②では、できたことを、具体的な場面とあわせて書きます。③では、課題を「問題点」ではなく「次に伸ばす点」として書きます。

報告で、最も多いのが、「今日も頑張っていました」「集中して取り組めていました」という書き方です。間違いではありませんが、保護者には、何も伝わりません。どの先生が書いても、同じ文になるからです。

「頑張った」と書きたくなったら、その根拠になる場面を、1つ探します。何を、どのくらい、どんなふうに行ったか。それを書けば、「頑張っていました」という言葉は、いらなくなります。

できていないことを伝えるのは、勇気がいります。避けたくなりますが、伝えないと、保護者は、テストの点数が出たときに、急に知ることになります。早めに、先生の見立てと手立てを、セットで伝えることが大切です。

伝え方のコツは、3つです。1つ目は、「事実」と「評価」を分けること(「宿題が出ていません」は事実、「やる気がない」は評価)。2つ目は、原因を決めつけないこと(原因は、分かっていなくてもよい)。3つ目は、必ず、次の手立てを添えることです。

報告には、いくつかの場面があります。基本の型は同じですが、重さと量が違います。

毎回の授業後の連絡は、短くします。3〜5行で、やったこと、様子、次回を伝えます。毎回長く書くと、先生の負担が増えて、続きません。

月ごとの報告は、少し長くして、1か月の変化をまとめます。「先月と比べて、何が変わったか」を、1つか2つに絞って書きます。たくさん書くより、変化が分かることを優先します。

テスト後の報告は、点数だけで終わらせません。点数の変化と、その原因として分かっていること、次のテストに向けた計画を、セットで書きます。

体験授業のあとの報告は、お子さんの現在地と、これからの計画を、分かりやすく伝えます。入会を迷う保護者に、「この先生なら、任せられそう」と感じてもらうことが目的です。

報告には、書かないほうがよいことがあります。

1つ目は、メモにない、想像の内容です。「楽しそうでした」「やる気が出てきたようです」は、見たことなら書いてよいですが、見ていないことは、書きません。事実と違う内容は、あとで信頼を損ないます。

2つ目は、ほかの子との比較です。「〇〇さんより、できています」は、お子さんにも保護者にも、よい影響がありません。比較するなら、その子の、先月と今月です。

3つ目は、断定的な将来の予測です。「このままなら、合格できます」「このままでは、難しいです」は、責任を持てない言葉です。「今の状態は、〜です。合格に近づくために、〜をします」と、いまの事実と手立てで書きます。

4つ目は、お子さんの人格への評価です。「だらしない」「怠けている」のような言葉は、行動の事実(提出が遅れた、忘れ物があった)に置き換えます。

報告で、いちばん難しいのは、続けることです。最初は意気込んで書いても、忙しくなると、後回しになります。続けるために、先に、仕組みを決めておきます。

授業の直後に、1分で、メモを残します。範囲、理解度、宿題、気づいたことの4つだけでも構いません。報告文は、あとから、そのメモをもとに書くのではなく、メモから、すぐに作ります。授業から時間がたつほど、思い出す作業が増えて、負担が重くなります。

毎回の連絡は、送る曜日と時間を決めます。「毎週金曜の夜」のように決めておくと、保護者も、届く時間を待てるようになります。

おやれぽは、この「授業直後のメモ」から、保護者への報告文を作るツールです。メモにあることだけを使うので、事実と違う内容が混ざりません。メモはお使いの端末の中にだけ残り、サーバーには送られません。

保護者への報告は、①やったこと、②様子、③課題と手立て、④次にすること、の4つで書きます。「頑張っていました」は、具体的な場面に置き換えます。課題は、事実と手立てをセットにして、前向きに伝えます。そして、書き続けるために、授業の直後に、1分のメモを残します。

まずは、次の授業のあとの連絡を、この型で書いてみてください。2〜3回続けると、迷う時間は、ずっと短くなります。